Comment gagner du temps dans sa journée

Partie 1 : Réfléchir en amont

On a tous, et à de maintes reprises, déjà entrepris de réaliser quelque chose d’important pour nous même mais dont on savait que cela prendrait du temps. Le problème est que nous avons également tous déjà abandonné cette entreprise par flemmardise, fainéantise, manque de temps, manque de motivation et j’en passe. Les raisons de ces abandons sont multiples et bien trop souvent on ne peut s’en prendre qu’à nous même. La question est donc, comment est-ce que je peux aller au bout de ce que j’entreprends sans risque d’abandonner ou d’échouer avant la fin ?

La première chose à avoir conscience, et je ne vais pas tourner autour du pot pendant 3 jours, c’est que si vous n’arrivez pas à terminer ce que vous commencez, c’est entièrement de votre faute ! Oui ça peut faire mal de l’entendre le lire, j’en ai conscience, mais c’est un mal nécessaire. SI vous en prenez conscience, et c’est le but de cette première partie, ça sera déjà un premier pas vers un aboutissement de tous vos projets.

On va donc commencer par un petit exercice tout simple que je vais vous demander de faire sans rechigner. Il est nécessaire de le faire et de ne pas simplement le survoler. Je vous laisse le temps de prendre une feuille et un stylo, ou tout au moins de quoi écrire. Maintenant, prenez une minute pour faire le vide dans votre tête et pour vous détendre, installez-vous à un bureau ou dans votre canapé et faite en sorte de pouvoir écrire sans vous prendre la tête. Ok, maintenant faites le vide…

Prenez la feuille en format paysage, tracez une ligne horizontale en plein milieu et cinq ligne verticales de façon à former 10 cases identiques sur toute la page. Petite information supplémentaire, plus vous ferez ça propre, plus l’impact sera efficace et plus vous pourrez y revenir. Maintenant que le quadrillage est réalisé, je veux que vous preniez le temps de réfléchir à dix choses, projets que vous avez entrepris de réaliser dans ces 10 ou 12 dernières années mais que vous n’avez jamais fini voir jamais commencé. Je parle évidemment ici de projets importants, chronophages et non d’un voyage par exemple. Je parle de projets comme l’apprentissage d’une nouvelle langue, comme l’écriture d’un livre, en claire de projets dis chronophages et qui demandent du travail.

Certains projets peuvent prendre plusieurs heures, comme l’écriture de rapports, préparer un banquet, lire un livre, réparer un objet défectueux et j’en passe. Ces projets-là ne sont en général pas très compliqué à mener à leurs termes car elles ne sont pas très chronophages, le plus compliqué et donc de vraiment s’y mettre finalement. D’autres projets peuvent prendre plusieurs jours, plusieurs semaines ou même plusieurs années. Je vais souvent prendre comme exemple l’apprentissage d’une langue car c’est un projet sur le long terme qu’il est souvent très compliqué de mener à terme.

Maintenant que vous avez vos dix projets, un par case, prenez du temps afin d’inscrire dans ces même cases le temps estimé pour la réalisation d’un tel projet ainsi que les raisons pourquoi vous n’avez jamais terminé voir jamais commencé ces projets. Le but étant là encore une fois d’être honnête avec vous-même, personne ne vous jugera appart vous-même, personne ne pourra lire cette fiche sans votre consentement. Bref, inscrivez les raisons qui vous semblent justes et honnêtes. Manque de temps ? Flemmardise ? Fainéantise ? Changement d’avis peut-être ? Ou encore la procrastination ?

Bon, j’ai décidé d’être gentil et de mettre les grandes lignes du tableau précédent pour vous aider un peu, je vous invite donc à littéralement le recopier et de le remplir. Je me répète en disant qu’il faut le faire le plus propre possible car plus il sera propre et plus il sera marquant visuellement et donc plus vous vous en souviendrez facilement.

Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec:
Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec: Projet : Quand : Durée : Raisons de l’échec:

Voici un tableau remplie comme exemple :

Projet 1 : Anglais Quand : 2009 Durée : 2 ans Raisons de l’échec: Manque de motivation   Projet 2 : Python Quand : 2012 Durée : 10 mois Raisons de l’échec: Flemmardise   Projet 3 : Lire un livre par jour pendant 30 jours Quand : 2018 Durée : 30 jours Raisons de l’échec: Quel livres choisir?   Projet 4 : Permis moto Quand : 2017 Durée : Quelques semaines Raisons de l’échec: Finances et peur   Projet 5 : Marathon Quand : 2016 Durée : 1 an Raisons de l’échec: Manque de motivation  
Projet 6 : Tour du monde Quand : 2019 Durée : 1 an Raisons de l’échec: Peur, finances   Projet 7 : Monter son entreprise Quand : 2019 Durée : A vie Raisons de l’échec: Peur de l’inconnu   Projet 8 : Chinois Quand : 2016 Durée : 5 ans Raisons de l’échec: Manque de temps   Projet 9 : Chanter Quand : 2010-2011 Durée : 2 ans Raisons de l’échec: Timidité   Projet 10 : Bourse Quand : 2016 Durée : 6 mois Raisons de l’échec: Manque de temps  

En regroupant toutes les raisons pour lesquelles vous avez abandonné, vous avez déjà une première vision de votre ou vos soucis majeurs qu’il va falloir s’atteler à résoudre. Cela tombe bien, nous sommes là pour ça. On va continuer avec un exercice un peu bateau et qui peut sembler ridicule pour certains.

Prenez maintenant une nouvelle feuille blanche, armez-vous de votre plus belle écriture, ou faites le directement à l’ordinateur que vous imprimerez après et trouvez-vous une phrase de motivation. Ecrivez la en gros, en gras, en italique… Faites la marquante pour vous et belle à voir car celle-ci vous allez la voir tous les jours et au minimum deux fois par jour.

Cette phrase doit être motivante, valorisante et efficace. Je vous demande donc de prendre le temps nécessaire pour la faire et bien la construire plutôt que d’y passer trois minutes en vous disant que cela suffit car il n’y a que très peu de chances que cela soit le cas.

Petits exemples de phrases simples et efficaces :

  • Je n’aurais plus jamais peur de prendre des décisions et de réaliser les projets qui me tiennent à cœur.
  • Rien ni personne ne m’empêchera de mener à bien mon projet
  • Je trouverai toujours du temps et de la motivation pour réaliser ce projet.
  • Je deviendrai entrepreneur et réaliserai mon rêve quoi qu’il arrive.

Cette phrase va devenir la base de vos futurs projets importants car vous allez dès aujourd’hui vous la répéter au moins deux fois par jour. Une fois le matin au réveil afin de vous conditionner pour la journée en cours et une fois le soir au coucher pour vous coucher dans des bonnes conditions notamment psychologiques. A force de vous la répéter cela va devenir une habitude et vous ne l’oublierez pas surtout en cas de coup de mou de motivation pendant vos projets. Certaines personnes ont fait de cette petite récitation de phrase motivante une habitude à tel point qu’ils se la répètent à chaque fois qu’ils passent devant un miroir. Je vous renvoie pour ça au chapitre sur les habitudes.

Bon, il n’y a pas de secret, pour aller au bout des choses, se motiver au quotidien c’est la première étape, mais si on ne met pas en place les autres outils essentiels on ne va pas aller bien loin. On va donc voir dans ce chapitre comment gérer son temps, comment bien faire les choses dans l’ordre, comment faire des points sur l’avancée d’un projet et d’autres conseils encore.

Partie 2 : Gérer son temps

Organiser une journée

Maintenant que l’on sait pourquoi on ne va pas au bout de ses projets et comment déjà bien commencer sa journée ainsi que comment bien la terminer, il nous faut aller un peu plus loin dans l’investissement sur soi.

On ouvre ici sur une nouvelle partie de l’investissement sur sois qui est celle de la gestion pure du temps. Alors non, on ne va pas parler ici de sorcellerie ou de voyage dans le temps mais bien de quelques pratiques à mettre en place afin que les quelques heures d’une journée soient le plus productives possible et ce sans y laisser sa santé. On va donc ici essayer de mettre en place ensemble un système de gestion du temps.

La gestion du temps commence par l’organisation de sa journée. Ça paraît logique, tout le monde y pense mais qui prend vraiment du temps aujourd’hui pour organiser sa journée personnelle ? Qui se dit vraiment le matin au réveil « Je vais commencer par ça, puis à telle heure je vais faire ça pendant tant de temps et enfin finir par cette dernière chose. » ? Ce qu’on va faire ici c’est mettre en place une petite habitude toute bête qui consiste à prendre 5 minutes tous les matins, et je dis bien tous, pour organiser la journée à venir heure par heure. Il est également possible d’organiser la journée du lendemain depuis la veille au soir évidemment. Je suis cependant moins friand de le faire la veille car cela veut dire que l’on se met déjà en tête les activités et donc les soucis du lendemain ce qui n’est pas vraiment super pour une bonne nuit.

Comment organiser sa journée ? A partir d’aujourd’hui, vous allez devoir faire un choix. Il va falloir choisir un moyen d’organiser votre journée et surtout vous y tenir. Faire le bon choix va grandement vous aider à vous y tenir. Il faut donc choisir entre un agenda papier, une application agenda et j’en passe. Le but est que cet agenda vous suive partout où vous allez et devienne votre meilleur ami. Personnellement je préfère la solution de l’application car j’ai grâce à ça tout mon planning sur mon téléphone avec des rappels réguliers pour être certain de faire toutes les activités prévues et ne pas avoir un goût d’inachevé en fin de journée.

  • Règle numéro 1 : ne pas surcharger sa journée
  • Règle numéro 2 : être précis sur le temps nécessaire d’une tâche
  • Règle numéro 3 : faire des pauses
  • Règle numéro 4 : garder des temps de détente
  • Règle numéro 5 : ne surtout pas enchaîner toutes les activités

Règle numéro un : Ne pas surcharger sa journée

Cette règle est très importante car lorsque l’on commence à organiser ses journées on comprend vite que ça devient un point clé de l’aboutissement de ses projets et on a donc trop souvent tendance à vouloir en faire beaucoup et ce beaucoup se transforme en beaucoup trop ce qui fait au final que l’on ne fait plus grand-chose où en tout cas bien moins que ce que l’on pourrait réellement faire. Ça semble un petit peu contradictoire mais à vouloir trop en faire on en fait moins. C’est malheureusement une loi universelle et naturelle qui s’applique à tous.

Règle numéro deux : être précis sur le temps nécessaire de réalisation d’une tâche

Pour la gestion du temps de réalisation d’une tâche il faut deux choses, la première est un moment précis de départ et la seconde est un temps précis de réalisation. Le tout ici est de bien coordonner les deux critères.

Si votre projet possède plusieurs tâches différentes pour être mené à terme, et ce sera bien souvent le cas, il sera bon en amont de déterminer le temps nécessaire et l’ordre de réalisation de ces tâches. On rejoint ici le principe de Gantt qui est un système de gestion de planning appliqué dans les entreprises quel que soit leur domaine d’action. Grâce à Gantt, il est très facile de superposer plusieurs tâches en simultané et de respecter des délais imposés. Mais revenons à nos projets. On va déterminer ici le temps nécessaire de réalisation de chaque tâche. Prenons un exemple, imaginons que vous soyez en cours d’apprentissage de l’anglais et qu’arrive à grands pas le moment d’apprendre les verbes irréguliers que nous adorons tous. On en compte environ 250 au total. Imaginons maintenant que vous avez l’habitude d’apprendre 10 nouveaux mots par jour habituellement et que vous vouliez garder environ la même fréquence. On sait cependant que les verbes irréguliers possèdent trois formes différentes ce qui fait 3 nouveaux mots par verbe mais souvent ces différentes formes se ressemblent donc sont relativement simple à apprendre. On va donc dire que vous pouvez aisément en apprendre 5 par jour. Si l’on divise 250 par 5 on obtient 50. Il vous faudra donc une cinquantaine de jours pour tous les maîtriser et cela sans compter les révisions nécessaires. Cet exemple pour dire qu’il est très important de prendre conscience du temps que prennent les choses pour être bien réalisées, on ne va pas par exemple libérer 5 minutes de son emplois du temps pour lire un roman de 300 pages.

Règle numéro 3 : faire des pauses

Cela peut sembler logique mais qui pense vraiment à planifier ses pauses? Je ne parle évidemment pas de prendre deux heures de pause entre chaque heure de travail sinon le projet n’avance plus mais il bon de toujours avoir en tête que pour une performance optimale du cerveau, il est quasiment indispensable de prendre dix à quinze minutes de pause toutes les 45 à 60 minutes de travail. Ce que j’entends ici par pause ce n’est pas forcément s’arrêter et ne plus rien faire, sauf si cela vous est bénéfique, mais plutôt de faire carrément autre chose pendant ce quart d’heure et même pourquoi pas faire quelque chose d’utile. On pourrait croire que faire une autre activité ne sera pas reposant mais il faut savoir qu’en fonction de l’activité réalisée, le cerveau ne va pas utiliser les mêmes zones et donc si votre projet est d’apprendre une nouvelle langue étrangère et l’activité de votre pause consiste à faire la vaisselle ou faire le tour de votre jardin et admirer vos tomates qui poussent, vous pouvez foncer car votre cerveau va quand même prendre une pause et même s’aérer.

Règle numéro 4 : planifier des temps de détente

Maintenant que faire des pauses est devenue une évidence pour nous tous voyons comment planifier des moments de détente. Lorsque l’on programme sa journée, on enchaîne les activités sans forcément penser aux moments de détente bien mérités. Je ne parle pas ici des pauses mais de vrais moments que vous prenez pour vous et changer complètement d’activité.

On a vu un peu plus haut que les pauses sont nécessaire à raison de 10 minutes toutes les heures environ, mais sachez qu’il est aussi extrêmement productif de réellement se détendre toutes les deux à trois heures environ en fonction des personnes, c’est a dire de cesser de travailler et de vraiment se poser pour discuter avec quelqu’un, aller prendre un verre avec des amis, faire une bonne séance de sport, ce qui a pour effet au passage de redynamiser le cerveau.

Règle numéro 5 : ne pas tout enchaîner

Cette règle concerne les tâches importantes. Il n’est pas bon de se concentrer uniquement sur les tâches importantes car les tâches qui le sont « moins » sont comme le mortier qui soutient les parpaings d’un mûr, ce sont elles qui feront que vôtre projet si bien ficelé sera probablement bancalle. Par conséquent, il faut essayer d’alterner une tâche qui vous semble importante avec une que vous jugez moins importante. Grâce à cette méthode, vous allez réalisez toutes les tâches avec plaisir et en plus garder une motivation certaine car finir un projet par les tâches que l’on apprécie le moins fait en général que nous essayons de les faire vite, et même trop vite et nous les bâclons.

On a juste après un exemple de journée type réalisées à partir de trois plannings différents. On peut y voir que toutes les règles citées précédemment y sont respectées. Cela donne une impression de journée surchargée mais même les pauses et moments de détente y figurent ce qui fait qu’au final les journées ne sont pas tant surchargées que ça.

Faire les choses dans l’ordre

Bienvenue sur ce nouveau module qui ne va pas être très long. J’ai décidé de consacrer tout un module sur une évidence pas si évidente que ça. Mesdames, messieurs, nous allons voir ici qu’il est extrêmement important de faire les choses dans l’ordre. Nous avons vu dans les modules précédents comment organiser son planning et y intégrer des pauses ainsi que des moments de détente.

Maintenant que vous savez comment poser votre planning journalier il faut organiser son activité complète et la diviser en plusieurs petites activités qui misent bout à bout deviendront un projet terminé dans les règles de l’art. Pour celà, vous devez prendre un peu de temps en début de projet afin de bien le diviser en sous parties.

Prenons un exemple :

Paul veut a acheté une voiture bonne pour la casse mais désire la restaurer. Heureusement, Paul s’y connaît en restauration de véhicules et sait exactement ce qu’il a besoin, combien de temps vont lui prendre chaque tâche et ans quel sens il est bon de les réaliser.

Paul prend donc un grand tableau et commence à poser une à une les différentes tâches qu’il va entreprendre pour réaliser la restauration complète du véhicule. Il va même jusqu’à diviser ces différentes tâches en sous-tâches.

– Réparer le moteur

– Refaire la carosserie

– Réparer la transmission

– etc

Il faut maintenant vous efforcer de faire de même avec votre projet, prenez une feuille et commencez à écrire toutes les tâches qui vous viennent en tête, si vous en oubliez ce n’est pas grave, elles viendront se rajouter au fur et à mesure. Tous les projets peuvent être divisés comme celui de Paul, donc si vous ne trouvez pas de moyen de diviser le vôtre c’est que vous n’avez pas pris le temps d’y réfléchir en amont et que vous ne prenez surement pas conscience de tout ce qu’il y a à réaliser. Il est donc temps d’en prendre conscience sur cette étape.

Une fois que toutes les étapes sont posées, il va falloir réfléchir à une chronologie efficace et s’y tenir au maximum. C’est ce que j’appelle dans ce chapitre « faire les choses dans l’ordre ». Vous allez donc donner un ordre de priorité à vos différentes tâches et sous-tâches.

Les tâches vont être divisées en 3 groupes :

  • Très importante
  • Moyennement importante
  • Peu importante

Si cela vous aide, vous pouvez également utiliser un jeu de couleurs pour rendre cela plus visuel.

Vous allez maintenant regarder si plusieurs tâches peuvent être réalisées en parallèle les unes par rapport aux autres sans détériorer le bon déroulement de votre projet.

On va donc pouvoir créer un tableau qui ressemble à celui observé ci-dessous :

Sur le tableau ci-dessus, on peut voir les différentes tâches, le temps nécessaire pour les réaliser, le pourcentage d’avance, la date de début de chaque tâche etc. On a également sur la partie de droite un résumé visuel de la partie de gauche avec l’avancement actuel, le temps de process des différentes tâches à réaliser mais aussi et surtout le chevauchement des tâches les unes par rapport aux autres. On va donc se rendre contre visuellement quelles tâches vont être réalisées en parallèle les unes des autres ce qui va augmenter la vitesse de production mais aussi l’efficacité. Cette organisation de planning est aujourd’hui l’une des plus efficaces pour ne pas dire la plus efficace. C’est ce que l’on appelle tout simplement le diagramme de Gantt.

Faire les choses vite et bien

Vite fait bien fait? Vous connaissez ces mots j’en suis persuadé. On associe bien trop souvent cette phrase à un travail baclé et donc mal fait contrairement à ce qui est dit dans l’adage. J’avoue être moi même très partisant du vite fait bien fait car je soutiens qu’il est possible d’associer les deux et que c’est même bien souvent dans ces cas où l’on fait les choses vites qu’elles sont bien faites. Le tout est de na pas comfondre vitesse et précipitation. Il faut garder en tête que vous voulez terminer vite mais pas non plus le bâcler et gâcher tout le travail qui vous aurez abattu.

Le vite fait bien fait se base un peu par hasard sur la règle du 80/20 que vous connaissez sur le bout des doigts évidemment. Non? Ok voilà un petit résumé mais si la méthode vous intéresse, de nombreux livres et nombreuses formations ont été créés sur le sujet c’est pourquoi je ne vais pas détailler la méthode ici.

La règle du 80/20 suit une loi universelle de l’univers. Cette loi dit que nous réalisons 80% de ce que nous avons à faire avec seulement 20% des efforts à fournir. On observe également ce principe pour plein de domaines, 20% des clients produisent 80% du chiffre d’affaire, 20% des produits rapportent 80% des ventes etc. Le principe est très simple à assimiler mais pas toujours évident à mettre en place.

Le vite fait bien fait se base sur ce principe, le but est de faire en sorte d’éliminer le superflue et l’inutile pour ne garder que l’essentiel dans un premier temps pour réaliser 80% de la tâche et ensuite réaliser les finitions. Si l’on suit le principe du 80/20 à la lettre, on pourrait penser que les 20% de finition prendraient 80% des efforts. C’est le moment où je dois vous dire que c’est vrai la première fois mais que ça n’arrivera plus jamais ensuite. Je m’explique, quel que soit le projet que vous allez entreprendre, il nécessitera la mise en place d’habitudes et de routines. Ce sont elles qui vont vous faire gagner du temps au fur et à mesure que le projet avance.

Vous vous rendrez assez vite compte que vous allez maîtriser ce que vous faites de mieux en mieux, de plus en plus vite, de plus en plus aboutie du premier coup voir arriver à un niveau professionnel. Grâce à ce niveau quasi professionnel, les finitions n’auront quasiment plus lieux d’être, vous produirez 20% des efforts pour réaliser 95% d’une tâche et les 5% manquants seront réalisés grâce à 10% ou 15% d’effort en plus. Ce pourcentage d’effort deviendra donc votre nouvelle référence mais vous terminerez vos projets beaucoup plus vite et beaucoup plus assurément qu’à vos débuts.

Si vous arrivez à combiner tout ce qui a été mentionné dans cet article, les 5 règles qui sont … :

  • Règle numéro 1 : ne pas surcharger sa  journée
  • Règle numéro 2 : être précis sur le temps nécessaire d’une tâche
  • Règle numéro 3 : faire des pauses
  • Règle numéro 4 : garder des temps de détente
  • Règle numéro 5 : ne surtout pas enchaîner toutes les activités

… plus l’organisation de vos journées à l’avance plus l’organisation de vos différentes tâches qui pour certaines peuvent être réalisées en parallèle les unes des autres, ainsi que le diagramme et Gantt et pour finir le 80/20 pour faire les choses vite et bien, vous serez alors capable de faire les choses efficacement.

Etre efficace signifie donc que les autres vous verront comme efficaces dans ce que vous faites et donc que vos actes auront beaucoup plus d’impact sur le court terme comme sur le long terme. Vous arriverez également à dégager du temps pour vous-même ainsi que pour votre famille. Vous semblerez beaucoup plus reposés que si vous aviez réalisé une journée normale sans y réfléchir à l’avance.

Ce travail de réflexion va vous prendre évidemment un peu de temps au début car il nécessite la mise en place d’outils que vous ne maîtriser pas forcément mais une fois que ces outils seront en place il ne vous faudra que quelques minutes pour organiser toute une semaine. Etes-vous prêt à prendre 5 minutes de votre temps pour gagner peut-être plusieurs heures par jours de temps libre ? Posez-vous cette question et lancez-vous sans plus attendre.

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