Faire les choses dans l’ordre

Bienvenue sur ce nouveau module qui ne va pas être très long. J’ai décidé de consacrer tout un module sur une évidence pas si évidente que ça. Mesdames, messieurs, nous allons voir ici qu’il est extrêmement important de faire les choses dans l’ordre. Nous avons vu dans les modules précédents comment organiser son planning et y intégrer des pauses ainsi que des moments de détente.

Maintenant que vous savez comment poser votre planning journalier il faut organiser son activité complète et la diviser en plusieurs petites activités qui misent bout à bout deviendront un projet terminé dans les règles de l’art. Pour celà, vous devez prendre un peu de temps en début de projet afin de bien le diviser en sous parties.

Prenons un exemple :

Paul veut a acheté une voiture bonne pour la casse mais désire la restaurer. Heureusement, Paul s’y connaît en restauration de véhicules et sait exactement ce qu’il a besoin, combien de temps vont lui prendre chaque tâche et ans quel sens il est bon de les réaliser.

Paul prend donc un grand tableau et commence à poser une à une les différentes tâches qu’il va entreprendre pour réaliser la restauration complète du véhicule. Il va même jusqu’à diviser ces différentes tâches en sous-tâches.

– Réparer le moteur

– Refaire la carosserie

– Réparer la transmission

– etc

Il faut maintenant vous efforcer de faire de même avec votre projet, prenez une feuille et commencez à écrire toutes les tâches qui vous viennent en tête, si vous en oubliez ce n’est pas grave, elles viendront se rajouter au fur et à mesure. Tous les projets peuvent être divisés comme celui de Paul, donc si vous ne trouvez pas de moyen de diviser le vôtre c’est que vous n’avez pas pris le temps d’y réfléchir en amont et que vous ne prenez surement pas conscience de tout ce qu’il y a à réaliser. Il est donc temps d’en prendre conscience sur cette étape.

Une fois que toutes les étapes sont posées, il va falloir réfléchir à une chronologie efficace et s’y tenir au maximum. C’est ce que j’appelle dans ce chapitre « faire les choses dans l’ordre ». Vous allez donc donner un ordre de priorité à vos différentes tâches et sous-tâches.

Les tâches vont être divisées en 3 groupes :

  • Très importante
  • Moyennement importante
  • Peu importante

Si cela vous aide, vous pouvez également utiliser un jeu de couleurs pour rendre cela plus visuel.

Vous allez maintenant regarder si plusieurs tâches peuvent être réalisées en parallèle les unes par rapport aux autres sans détériorer le bon déroulement de votre projet.

On va donc pouvoir créer un tableau qui ressemble à celui observé ci-dessous :

Diagramme de Gantt

Sur le tableau ci-dessus, on peut voir les différentes tâches, le temps nécessaire pour les réaliser, le pourcentage d’avance, la date de début de chaque tâche etc. On a également sur la partie de droite un résumé visuel de la partie de gauche avec l’avancement actuel, le temps de process des différentes tâches à réaliser mais aussi et surtout le chevauchement des tâches les unes par rapport aux autres. On va donc se rendre contre visuellement quelles tâches vont être réalisées en parallèle les unes des autres ce qui va augmenter la vitesse de production mais aussi l’efficacité. Cette organisation de planning est aujourd’hui l’une des plus efficaces pour ne pas dire la plus efficace. C’est ce que l’on appelle tout simplement le diagramme de Gantt.

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